Como fazer uma reunião de sucesso
Toda empresa precisa
ter reuniões para discutir ações necessárias e fazer melhorias.
Mas as vezes, uma coisa que era para ser benéfica, acaba
prejudicando o andamento do trabalho. Para fazer uma reunião tem que
se pensar nos detalhes e aonde você está e onde quer chegar. Temos
algumas dicas de como fazer reuniões criativas e chegar ao objetivo.
Confira algumas perguntas que você deve se fazer:
É necessária uma reunião?
A reunião só deve
ser convocada se é indispensável para a empresa. Fazer reuniões
todos os dias pode ser desgastante para as chefias e para os
funcionários.
Quais são os objetivos da reunião?
Estabelecer os
objetivos, assim como saber todos os assuntos a serem tratados,
agiliza a reunião e evita a dispersão. Elabora as pautas ou tópicos
e fixar um tempo para cada assunto pode ser uma maneira de agilizar e
não se perder em assuntos irrelevantes.
Quem deve participar da reunião?
As pessoas que
realmente se interessam pelo assunto. Se, por exemplo, você trabalha
numa supermercado e quer fazer uma reunião sobre as compras, não
vai adiantar chamar os funcionários da loja ou os da limpeza, muito
menos os da frente de caixa, pois eles estão na outra ponta do
processo, você deve chamar as chefias e o setor de compras.
Pontos importantes para uma reunião de sucesso:
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Respeite o horário marcado e não aceite atrasos.
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Não perca o foco da reunião, como foi exemplificado acima, se você está fazendo uma reunião sobre as compras, não deixe que outros assuntos entrem na conversa, se precisar discutir outras coisas, marque uma nova reunião.
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Tenha um secretário ou secretária, que anote todas as soluções e decisões da reunião.
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No final da reunião faça uma síntese de tudo que foi dito e faça as conclusões.
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Depois da reunião é importante fazer o acompanhamento das decisões tomadas e verificar se estão sendo colocadas em prática.
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